Przejdź do treści

10 najczęstszych problemów związanych z komunikacją

10 najczęstszych problemów komunikacyjnych w biznesie

W tym artykule poznasz dziesięć najczęściej spotykanych problemów związanych z komunikacją w firmach. Sprawdź, czy temat nie dotyczy Ciebie i Twojego zespołu. Dowiedz się także na czym polegają te problemy z komunikacją.

Na początek lista 10 najczęstszych problemów związanych z komunikacja w firmach:

  • Nie wiadomo z czym do kogo – czyli brak jasnych struktur komunikacyjnych
  • Niewystarczająca komunikacja pomiędzy pracownikami wewnątrz firmy
  • Trudność w komunikacji z klientem
  • System karteczkowy – czyli nieefektywne zarządzanie informacjami
  • Problemy z komunikacją, w razie sytuacji kryzysowej
  • Każdy ciągnie w swoją stronę – czyli niejasne cele i oczekiwania
  • Wojna domowa. Czyli problemy z komunikacją między działami
  • Indyk i niedziela – czyli niewystarczająca komunikacja w procesie zmiany
  • Gadam z każdym! Jestem mistrzem! – czyli brak szkoleń z komunikacji
  • Łyżka czy widelec – czyli zbyt dużo narzędzi do komunikacji

Pochyl się nieco bardziej nad tą listą. Poniżej znajdziesz wyjaśnienie każdego z punktów.

Nie wiadomo z czym do kogo – czyli brak jasnych struktur komunikacyjnych

Bardzo często – zwłaszcza w małych zespołach – nie jest ustalone w jakiej sprawie pracownicy mają się zwracać do poszczególnych osób. To powoduje mega duży chaos w firmie. Niestety przyczynia się także do rozmycia odpowiedzialności oraz do wybierania łatwiejszych rozwiązań. Sytuacja komplikuje się, gdy w firmie zarządza więcej, niż jedna osoba.

Czyli w praktyce może tak być, że zleciłeś zadanie pracownikowi. Twój pracownik ma pewien problem z tym zadaniem. Wie że jesteś zajęty, więc idzie do Twojego wspólnika. Tamten nie bardzo jest w temacie, więc udziela odpowiedzi jak najlepiej tylko potrafi. Szkoda tylko, że wprowadza pracownika w błąd.

Kto zatem jest winien? Pracownik, że nie przyszedł do Ciebie? Wspólnik, że wprowadził w błąd pracownika? Czy Ty, że nie ustaliłeś z pracownikiem, by przychodził do Ciebie w tej sprawie?

To tylko przykład, ale mam nadzieję, że łapiesz już na czym polega ten problem.

Niewystarczająca komunikacja pomiędzy pracownikami wewnątrz firm

Przykład z poprzedniego punktu pasuje także i tutaj. W tym punkcie chciałabym zwrócić jeszcze Twoją uwagę na inny przejaw tej niewystarczającej komunikacji pomiędzy pracownikami.

Niewystarczająca komunikacja objawia się tym, że tak naprawdę nikt nie wie na czym stoicie, bo pracownicy nie informują się nawzajem na jakim etapie są sprawy i każdy sobie żyje w jakimś przekonaniu, ale to są zwykle różne bajki. Jeśli każdy zajmuje się się swoim wąskim obszarem i nie ma wystarczającej i systematycznej komunikacji, to rodzi się wiele błędów w tym obszarze.

Miałeś tak kiedyś, że żyłeś w przeświadczeniu, że Twój pracownik czymś się zajmuje, a ten po prostu tego nie robił, bo … (jakiś tam powód)? Przedsiębiorcy często rezygnują z regularnych spotkań, bo mało czasu na wszystko. I dokładnie w ten sposób dokładają jej sobie jeszcze więcej.

Problemy z komunikacją z klientem

Tutaj problemów jest wiele. Temat jest mega ważny, bo od tego zależy czy będziesz miał zlecenia i czy utrzymasz relacje ze swoimi klientami. Problemy w komunikacji z klientem zaczynają się od samego początku – czyli od tego co pokazujesz w sieci i w jaki sposób – czy klient wie co sprzedajesz i na jakich zasadach.

Kiedy zawierasz umowę i ustalasz szczegóły dotyczące współpracy – tutaj także pojawia się mnóstwo błędów. Klient myśli jedno, Ty drugie. Jeśli są to sprawy, które można wyjaśnić i doprecyzować, to fajnie. Czasem jednak takie nieścisłości są związane z dużymi kosztami – i wtedy robi się niezbyt wesoło.

A jak jest u Ciebie? Często masz zapytania od własnych klientów dotyczące realizacji umowy? Jeśli tak, to warto pochylić się nad tematem.

System karteczkowy – czyli nieefektywne zarządzanie informacjami

Jeżeli nie wiadomo kto, komu i w jaki sposób przekazuje informacje i nie ma jasnego systemu, to dopiero jest bałagan i szum komunikacyjny. Chciałam to ładnie nazwać, ale chodzi po prostu o chaos.

W małych firmach zwykle jest miła pani, która ogarnia wszystko na swoim stanowisku. Ona ogarnia bardzo dużo w tej firmie i bez niej byłoby bardzo ciężko. Ona zwykle ‚wszystko’ wie na dany temat. Wie, ponieważ ma zapisane w swoim zeszycie lub na karteczkach. I ten jej system sprawdza się, ale TYLKO dla niej. Gdy miła pani idzie na urlop, inny pracownik miałby dużą trudność zastąpić ją w pracy. Nie wiadomo gdzie co jest i jak znaleźć potrzebna informację.

Taka sytuacja jest mega niebezpieczna dla Twojej małej firmy. Rozwiązaniem dla tej sytuacji jest system do zarządzania informacjami.

Problemy z komunikacją, w razie sytuacji kryzysowej

Wszystko jest dobrze, jak jest dobrze! Słyszałeś już to powiedzenie? Pewnie tak. A miałeś już okazję gasić pożary w swojej firmie? Jeżeli tak, to zapytam – jak Ci było?

Jeśli leciałeś już gdzieś na wakacje, to być może irytuje Cię fakt, że za każdym razem na pokładzie samolotu stewardessa udziela instrukcji jak założyć maskę, itd. Jeśli często latasz, to pewnie masz już to opanowane. W sytuacji kryzysowej nie ma czasu na myślenie, tylko trzeba działać. By wyjść cało z opresji dobrze jest wiedzieć, co trzeba zrobić. A Ty wiesz, co trzeba zrobić w Twojej firmie, gdy zdarzy się taka sytuacja kryzysowa?

Jeśli Ty nie znasz odpowiedzi, to pomyśl na jakim etapie są Twoi pracownicy… Często każdy ma dobre intencje, ale swoimi nieprzemyślanymi zachowaniami może pogrążyć jeszcze firmę. Może zdarzyć się taka sytuacja, że Twój pracownik zachowa się inaczej, niż Ty. A teraz pomyśl sobie, jak to może odebrać Twój obecny i przyszły klient…

Każdy ciągnie w swoją stronę – czyli niejasne cele i oczekiwania

Gdzie dojedzie wóz, gdy każdy koń będzie ciągnął w inną stronę? I tak to jest z tymi celami, które nie wiedzieć czemu są czasem bardzo strzeżoną tajemnicą. Jeśli Twój pracownik zna cele firmy i wie jak jego praca wpływa na realizację celów głównych, oraz czego się od niego oczekuje, to wszystko gra. Ogarniasz ta sprawę i możesz sobie złożyć gratulacje.

Jeśli jednak, nie jesteś pewien jak to jest u Ciebie, to zrób mały test i zapytaj swoich pracowników: Jaki jest główny cel firmy? Jakie są kluczowe cele, które mają być realizowane przez pracownika? I słuchaj. To wystarczy, byś się przekonał czy w Twojej firmie wszystko działa poprawnie i czy wszyscy znają cel firmy.

Wojna domowa – Czyli problemy z komunikacją między działami

Firma jest jak jeden organizm. Poszczególne działy muszą ze sobą współpracować. Tak jak nasze ciało – wszystko musi być na swoim miejscu i spełniać swoją funkcje, byśmy mogli swobodnie działać. Jeśli pracownicy w poszczególnych działach nie przekazują informacji wcale, lub nie robią tego na bieżąco, lub nie przekazują pełnej informacji – to możesz mieć duże problemy.

Jak Ty się czujesz, gdy dzwoniłeś na infolinię do dużej firmy z jakąś usterką i wyjaśniłeś swój problem, by potem okazało się, że zostałeś przełączony do niewłaściwej osoby lub po prostu ona otrzymała błędne informacje? Twój klient też tak się czuje, gdy już coś zgłaszał i rozmawiał z Twoim pracownikiem, a potem wychodzi, że znowu musi to powtarzać lub został źle zrozumiany.

Indyk i niedziela – czyli niewystarczająca komunikacja w procesie zmiany

Moja babcia często mówiła ‚indyk myślał o niedzieli, a w sobotę łeb mu ścięli’. Szefowie firm często myślą, że mają czas na przekazanie informacji pracownikom, lub – moje najlepsze – ‚oni to wiedzą’. Szefowie planują i podejmują strategiczne decyzje. Jednak nie dbają o to, by wykonawcy ich decyzji – czyli pracownicy – także mieli wszystkie niezbędne informacje na każdym z etapów procesu zmiany. Proces zmiany dla szefów to zwykle jest jeden moment – od dzisiaj robimy to tak. I koniec.

A raczej początek. Początek problemów, konfliktów, niedomówień. I często szef na końcu mówi – ‚w tej firmie nie da się nic wprowadzić’. A Ty jakim jesteś szefem? Dbasz o to, by pracownicy otrzymywali informacje na poszczególnych etapach procesu zmiany?

‚Gadam z każdym! Jestem mistrzem!’ – czyli brak szkoleń z komunikacji

Ludzie nie widzą potrzeby szkolić się z umiejętności komunikacji, bo twierdzą, że nie mają problemów z tym, by komuś coś powiedzieć. I problem jest w tym, że te osoby nie rozumieją, że w komunikacji nie chodzi o to, by powiedzieć coś, tylko zostać zrozumianym. I tutaj zaczynają się schody.

Ludzie nas otaczają wszędzie i umiejętność komunikacji to kluczowa kompetencja. Jeśli ją traktujemy po macoszemu, to efekt jest przewidywalny: konflikty, nieporozumienia, niewyjaśnione sytuację, błędy, itd. Tutaj problemy z komunikacją występują najczęściej.

Łyżka czy widelec – czyli zbyt dużo narzędzi do komunikacji

Dobrodziejstwo urodzaju przeszkadza czasem. Jeśli jest zbyt dużo komunikatorów, nie ma jasnych procedur – w jakiej formie, komu i gdzie przekazujemy informacje – to wiele cennych komunikatów ginie w czeluściach różnych aplikacji i programów.

W małych firmach pracownicy nie przykładają do tego zbyt wiele uwagi. Każdy wybiera wygodna formę dla siebie. Gorzej ma szef, który musi ogarniać wszystko. A zatem szefie – czy dobrym pomysłem jest ustalić jedno narzędzie do komunikacji?

Omówiłam po krótce 10 najczęściej występujących błędów związanych z komunikacją. Jeśli któryś z tych błędów występuję u Ciebie w firmie, to czas pochylić się nad tym. Upewnij się jeszcze czy czasem nie pomijasz jakiegoś punktu, a może on występować u ciebie w firmie. Lepiej sprawdzić i mieć informację, że wszystko jest ok, niż poprawiać błędy.

Jeśli Ty chcesz dowiedzieć się więcej jak sprawdzić na jakim poziomie Ty masz opanowaną umiejętność komunikacji, to przeczytaj o Process Communication Model .

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *